E-Mail Anhänge (Attachments)

Wechseln Sie auf Dateianhänge der E-Mail, um Dateianhänge hinzuzufügen oder zu entfernen.

Datei hinzufügen	Zeigt den Öffnen-Dialog und Sie können eine Datei wählen, die Sie per E-Mail versenden möchten. Beschränkungen: In der Standard-Version können maximal 5 Dateianhänge versandt werden. In der Professional-Version maximal 1024.
Personalisierter Anhang	Diese Art der Dateianhänge steht nicht in der Standard-Version zur Verfügung. Anhand von Feldangaben in der Empfängerliste, kann jedem Empfänger ein individueller Dateianhang gesendet werden, z.B. ein spezielles Angebot. Bitte beachten Sie die Hinweise zu personalisierten Anhängen.
Datei entfernen	Löscht die gewählte Datei, damit wird diese nicht per E-Mail versendet. Die Datei wird natürlich nicht auf der Festplatte gelöscht.
Dateieigenschaften	Zeigt die Eigenschaften der gewählten Datei.

Hinweise zu personalisierten Anhängen

Die personalisierten Anhänge ermöglichen es dem Empfänger der E-Mail einen eigenen Dateianhang zu schicken. SuperMailer kann dabei den Dateinamen des Anhangs aus den Feldinhalten zusammensetzen und vor dem Versand Platzhalter in Word-/Excel-Dateien ersetzen.

Der Versand von E-Mails mit personalisierten Dateianhängen nimmt prinzipiell mehr Zeit in Anspruch, da die Anhänge vor dem E-Mail-Versand neu codiert werden müssen. Normale Dateianhänge sind damit personalisierten Dateianhängen immer vorzuziehen, verwenden Sie niemals personalisierte Anhänge als Ersatz für normale Dateianhänge.

Angaben für personalisierte Anhänge

Eindeutige Bezeichnung	Geben Sie dem personalisiertem Anhang einen eindeutigen Namen. Dieser Name durfte bisher nicht für Felder in der Empfängerliste, Textblöcke oder Funktionen verwendet werden.
Ordner mit den zu versendenden Dateien	Geben Sie den Ordner ein, in dem sich die Dateien befinden. Diese Angabe ist erforderlich.
Dateiname der Vorlagedatei	Damit SuperMailer weiß, wie der Dateiname des Dateianhangs lautet, geben Sie eine Regel an, wie SuperMailer den Dateinamen bilden soll. Es können dabei nur Platzhalter aus der Empfängerliste verwendet werden, Abfragefunktionen und Textblöcke sind nicht gestattet. Es ist ebenfalls möglich Ordnerangaben zu bilden, dabei gilt die Angabe "Ordner mit den zu versendenden Dateien" als Startordner oder Laufwerk. Z.B. vorlage.doc => Es wird die Datei vorlage.doc verwendet. [Name].doc => Der Dateiname wird aus dem Namen im Feld Name gebildet, zusätzlich wird die Dateierweiterung .doc angehangen. [Name]\[Vorname].doc => Es wird der Ordner aus dem Inhalt des Felds Name gebildet. Der Dateiname wird aus dem Vornamen im Feld Vorname gebildet, zusätzlich wird die Dateierweiterung .doc angehangen.
Optional: Ausgabedateiname	Sie können optional einen Ausgabedateinamen mit Dateierweiterung angeben, so dass der Empfänger im E-Mail-Programm diesen Dateinamen sieht. Im Ausgabedateinamen können ebenfalls Platzhalter aus der Empfängerliste verwendet werden. Wurde kein Ausgabedateiname angegeben, dann wird als Dateiname des Anhangs der Dateiname der Vorlagedatei mit der korrekten Dateierweiterung automatisch verwendet.
Datei in Microsoft Word öffnen und Platzhalter im gesamten Dokument ersetzen	Aktivieren Sie diese Einstellung nur für Word-Dateien (.doc) um Platzhalter in der angegebenen Datei ersetzen zu lassen. Fügen Sie z.B. als Platzhalter in die Word-Datei [Name] ein. SuperMailer wird die Word-Datei öffnen, nach dem Platzhalter suchen und die Angabe durch den Namen ersetzen.
Datei in Microsoft Excel öffnen und Platzhalter im gesamten Dokument ersetzen	Aktivieren Sie diese Einstellung nur für Excel-Dateien (.xls) um Platzhalter in der angegebenen Datei ersetzen zu lassen. Fügen Sie z.B. als Platzhalter in die Excel-Datei [Name] ein. SuperMailer wird die Excel-Datei öffnen, nach dem Platzhalter suchen und die Angabe durch den Namen ersetzen.
PDF-Datei-Erstellung	Setzen Sie das Häkchen bei "PDF-Datei erstellen und als PDF-Datei versenden." um aus den Dateien eine PDF-Datei erstellen zu lassen und die PDF-Datei versenden zu lassen. Hinweise zur PDF-Datei-Erstellung Es ist Ghostscript und RedMon zur Erstellung von PDF-Dateien notwendig, Sie finden die Anleitung zur Installation im Internet. Es können nur PDF-Dateien vom Dokumenten/Dateien erstellt werden, wenn die verknüpfte Anwendung die sogenannte "Drucke auf/Print to" Anweisung unterstützt. Z.B. die Microsoft Office-Programme Word und Excel unterstützen diese Anweisung. Es muss auf genügend Speicherplatz für die Erstellung der PDF-Dateien geachtet werden. SuperMailer erstellt zuerst die PDF-Dateien, danach werden die E-Mails versendet. Es ist damit sichergestellt, dass alle PDF-Dateien erzeugt werden können und es keine Konflikte zwischen Anwendung und Druckertreibern gibt. Siehe auch Einstellungen für die PDF-Dateierstellung

Beispiel 1

Es liegt folgende Empfängerliste vor:

id	Name	EMail
1	Meier	meier@meier.de
2	Schulze	schulze@schulze.de

Es wird ein neuer personalisierter Anhang mit dem eindeutigen Namen "Angebot" erstellt.
Als Ordner wird C:\TestDB festgelegt.
Der Dateiname wird aus dem Feldinhalt des Felds id, gefolgt vom einem Unterstrich, den Inhalt des Feld Name und der Dateierweiterung .doc gebildet.
Als Ausgabedateiname wird kein Wert definiert, so dass sich der Ausgabedateiname aus dem Wert des Feldes id und aus dem Feld des Wertes Name bildet.
In der jeweiligen Datei werden weder Ersetzungen in Word oder Excel durchgeführt.

Beim E-Mail-Versand, wird SuperMailer wie folgt die Dateianhänge bilden

Empfänger	Dateiname
1	C:\TestDB\1_Meier.doc
2	C:\TestDB\2_Schulze.doc

Beispiel 2

Es liegt folgende Empfängerliste vor:

id	Name	EMail
1	Meier	meier@meier.de
2	Schulze	schulze@schulze.de

Es wird ein neuer personalisierter Anhang mit dem eindeutigen Namen "Angebot" erstellt.
Als Ordner wird C:\eigene Dateien festgelegt.
Die Datei vorlage.doc wurde in Microsoft Word mit dem Platzhalter [Name] erstellt und im Order c:\eigene Dateien gespeichert.
Als Ausgabedateiname wird Angebot für [Name].doc verwendet. Beim Versand wird [Name] durch den Wert im Feld Name ersetzen.
Hinweis: Es sollten normalerweise keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute im Dateinamen verwendet werden, da diese Zeichen im Empfängerprogramm nicht immer korrekt dargestellt werden.
Die Datei soll vor dem Versand der E-Mail in Word geöffnet werden und etwaige Platzhalter sollen ersetzt werden.

Beim E-Mail-Versand wird SuperMailer wie folgt die Dateianhänge bilden

Empfänger	Dateiname
1	Angebot für Meier.doc ([Name] wurde mit Meier ersetzt)
2	Angebot für Schulze.doc ([Name] wurde mit Schulze ersetzt)