Personalisierte E-Mail Anhänge

Wechseln Sie auf Dateianhänge der E-Mail, um personalisierte Dateianhänge hinzuzufügen oder zu entfernen.

 

Die personalisierten Anhänge ermöglichen es dem Empfänger der E-Mail einen eigenen Dateianhang zu schicken. SuperMailer kann dabei den Dateinamen des Anhangs aus den Feldinhalten zusammensetzen und/oder vor dem Versand Platzhalter in Word-, Excel-, OpenOffice-/LibreOffice-Writer/Calc-Dateien ersetzen. Zur Ersetzung in den Dokumenten muss das Microsoft Office-Paket bzw. OpenOffice/LibreOffice auf dem Rechner installiert sein.

Der Versand von E-Mails mit personalisierten Dateianhängen nimmt prinzipiell mehr Zeit in Anspruch, da die Anhänge vor dem E-Mail-Versand neu codiert werden müssen. Normale Dateianhänge sind damit personalisierten Dateianhängen immer vorzuziehen, verwenden Sie niemals personalisierte Anhänge als Ersatz für normale statische Dateianhänge.

 

Angaben für personalisierte Anhänge

 

Eindeutige Bezeichnung Geben Sie dem personalisiertem Anhang einen eindeutigen Namen. Dieser Name durfte bisher nicht für Felder in der Empfängerliste, Textblöcke oder Funktionen verwendet werden.

 

Ordner mit den zu versendenden Dateien Geben Sie den Ordner ein, in dem sich die zuversendenen Dateien befinden. Diese Angabe ist erforderlich.

 

Dateiname der Vorlagedatei Damit SuperMailer weiß, wie der Dateiname des Dateianhangs lautet, geben Sie eine Regel an, wie SuperMailer den Dateinamen bilden soll. Es können dabei nur Platzhalter aus der Empfängerliste verwendet werden, Abfragefunktionen und Textblöcke sind nicht gestattet. Es ist ebenfalls möglich Ordnerangaben zu bilden, dabei gilt die Angabe "Ordner mit den zu versendenden Dateien" als Startordner oder Laufwerk. Z.B.

vorlage.docx
=> Es wird die Datei vorlage.docx verwendet.

[Name].doc
=> Der Dateiname wird aus dem Namen im Feld Name gebildet, zusätzlich wird die Dateierweiterung .doc angehangen.

[Name]\[Vorname].doc
=> Es wird der Ordner aus dem Inhalt des Felds Name gebildet. Der Dateiname wird aus dem Vornamen im Feld Vorname gebildet, zusätzlich wird die Dateierweiterung .doc angehangen.

 

Hinweis: Geben Sie immer die korrekte Dateierweiterung der Vorlage-Datei an. Z.B. für Word-Dateien ab Word 2007 und neuer ist dies normalerweise .docx, für ältere Versionen .doc.

 

Optional: Ausgabedateiname Sie können optional einen Ausgabedateinamen mit Dateierweiterung angeben, so dass der Empfänger im E-Mail-Programm diesen Dateinamen sieht. Im Ausgabedateinamen können ebenfalls Platzhalter aus der Empfängerliste verwendet werden.

Wurde kein Ausgabedateiname angegeben, dann wird als Dateiname des Anhangs der Dateiname der Vorlagedatei mit der korrekten Dateierweiterung automatisch verwendet.

Hinweis: Es muss immer die korrekte Dateierweiterung angegeben werden, so dass der Empfänger diese im jeweligen Anzeige-Programm öffnen lassen kann. Soll eine PDF-Datei aus dem personalisierten Anhang erstellt werden, dann muss die Dateierweiterung .pdf verwendet werden.

 

Datei in Microsoft Word oder Excel öffnen und Platzhalter im gesamten Dokument ersetzen Aktivieren Sie diese Einstellung um die eingesetzen Platzhalter im Word- oder Excel-Dokument ersetzen zu lassen. Z.B. schreiben Sie in das Word-Dokument den Platzhalter [Name], dann wird SuperMailer die Word-Datei öffnen, nach dem Platzhalter suchen und die Angabe durch den Namen des E-Mail-Empfängers ersetzen.

Hinweise:

  • Die Vorlage-Datei darf kein Word Serienbrief-Dokument sein, sondern eine normale Word-Datei, in das Sie die von Hand die Platzhalter eintragen. Siehe dazu die nachfolgenden Beispiele.
  • Es dürfen nur Vorlage-Dateien verwendet werden, die von Word bzw. Excel unterstützt werden, ansonsten wird die Erstellung der Dateianhänge abgebrochen. Mit Excel werden immer die Dateien mit Dateierweiterung .xls*, .xlt* und .ods geöffnet, alle anderen Dateien mit Word.
  • Wird eine Vorlage-Datei ohne Platzhalter im Dateinamen verwendet, dann können Sie direkt auf die Verlinkung "Word" oder "Excel" klicken und SuperMailer wird Word oder Excel mit der Datei öffnen. Es wird jetzt zusätzlich ein Fenster mit den SuperMailer-Feldern angezeigt. Klicken Sie auf eine Schaltfläche wird der Wert in die Zwischenablage übernommen, danach können Sie im Word oder Excel den Feldnamen über die Zwischenablage einfügen lassen.

 

Datei in OpenOffice/LibreOffice Writer oder Calc öffnen und Platzhalter im gesamten Dokument ersetzen Aktivieren Sie diese Einstellung um die eingesetzen Platzhalter im Writer- oder Calc-Dokument ersetzen zu lassen. Z.B. schreiben Sie in das Writer-Dokument den Platzhalter [Name], dann wird SuperMailer die Writer-Datei öffnen, nach dem Platzhalter suchen und die Angabe durch den Namen des E-Mail-Empfängers ersetzen.

Hinweise:

  • Die Vorlage-Datei darf kein Writer Serienbrief-Dokument sein, sondern eine normale Writer-Datei, in das Sie die von Hand die Platzhalter eintragen. Siehe dazu die nachfolgenden Beispiele.
  • Es dürfen nur Vorlage-Dateien verwendet werden, die von Writer bzw. Calc unterstützt werden, ansonsten wird die Erstellung der Dateianhänge abgebrochen. OpenOffice/LibreOffice entscheidet beim Öffnen der Datei selbst ob diese im Writer oder Calc geöffnet werden.
  • Empfehlenswert ist es LibreOffice ab Version 5 zu verwenden, ältere Versionen und OpenOffice weisen diverse Instabilitäten/Programmabstürze bei der Dateierstellung auf.
  • Wird eine Vorlage-Datei ohne Platzhalter im Dateinamen verwendet, dann können Sie direkt auf die Verlinkung "Writer" oder "Calc" klicken und SuperMailer wird Writer oder Calc mit der Datei öffnen. Es wird jetzt zusätzlich ein Fenster mit den SuperMailer-Feldern angezeigt. Klicken Sie auf eine Schaltfläche wird der Wert in die Zwischenablage übernommen, danach können Sie im Writer oder Calc den Feldnamen über die Zwischenablage einfügen lassen.

 

PDF-Datei-Erstellung Setzen Sie das Häkchen bei "PDF-Datei erstellen und als PDF-Datei versenden." um aus den Dateien eine PDF-Datei erstellen zu lassen und die PDF-Datei versenden zu lassen.

Hinweise zur PDF-Datei-Erstellung

  • Es sollte für Microsoft Office Dokumente der Drucker "Microsoft XPS Document Writer" von Office 2007 oder neuer für die PDF-Datei-Erstellung verwendet werden. Dies ist die einfachste Möglichkeit, um aus Word- oder Excel-Dateien personalisierte PDF-Dateien ohne zusätzliche Installation von Software zu erstellen.
  • Für OpenOffice/LibreOffice Dokumente sollte der PDF-Export von OpenOffice/LibreOffice Dokumenten gewählt werden. Es muss dazu keine zusätzliche Software verwendet werden.

PDF-Datei-Erstellung mit Ghostscript

Diese Variante sollte nicht verwendet werden, da es zu diversen Problemen bei der Installation und PDF-Datei-Erstellung wegen fehlender Berechtigungen kommen kann. Bei dieser Variante ist es ebenfalls nicht möglich den Rechner produktiv während der PDF-Datei-Erstellung zu nutzen, da ständig Anwendungen für die PDF-Erzeugung geöffnet werden.

  • Es ist Ghostscript und RedMon zur Erstellung von PDF-Dateien notwendig, Sie finden die Anleitung zur Installation im Internet.
  • Es können nur PDF-Dateien vom Dokumenten/Dateien erstellt werden, wenn die verknüpfte Anwendung die sogenannte "Drucke auf/Print to" Anweisung unterstützt. Z.B. die Microsoft Office-Programme Word und Excel oder OpenOffice/LibreOffice unterstützen diese Anweisung.
  • Es muss auf genügend Speicherplatz für die Erstellung der PDF-Dateien geachtet werden. SuperMailer erstellt zuerst die PDF-Dateien, danach werden die E-Mails versendet. Es ist damit sichergestellt, dass alle PDF-Dateien erzeugt werden können und es keine Konflikte zwischen Anwendung und Druckertreibern gibt.

Siehe auch Einstellungen für die PDF-Dateierstellung

 

 

 

Beispiel 1

In diesem Beispiel wird eine Datei an den Empfänger gesendet, die bereits existiert.

Es liegt folgende Empfängerliste vor:

id Name EMail
1 Meier meier@meier.de
2 Schulze schulze@schulze.de

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beim E-Mail-Versand, wird SuperMailer wie folgt die Dateianhänge bilden und an den Empfänger versenden, insofern die Datei im Ordner c:\TestDB existiert.

Empfänger Dateiname
1 C:\TestDB\1_Meier.docx
2 C:\TestDB\2_Schulze.docx

 

 

Beispiel 2

In diesem Beispiel werden in einer Vorlage-Datei die Platzhalter durch die individuellen Angaben des Empfängers ersetzt und an den Empfänger die personalisierte Word-Datei versendet.

Es liegt folgende Empfängerliste vor:

id Name EMail
1 Meier meier@meier.de
2 Schulze schulze@schulze.de

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beim E-Mail-Versand wird SuperMailer wie folgt die Dateianhänge bilden

Empfänger Dateiname
1 Angebot für Meier.docx ([Name] wurde mit Meier ersetzt)
2 Angebot für Schulze.docx ([Name] wurde mit Schulze ersetzt)

 

Weiteres Beispiel Serienmails mit Gutscheincode

 

Siehe auch
Einstellungen für die PDF-Dateierstellung